O que faz uma administradora de condomínios?

Os condomínios são como minicidades, isso quer dizer que o processo administrativo se faz, em geral, numa etapa estratégica, mais ligada às questões políticas da comunidade (suas regras e resoluções), e numa etapa operacional, voltada à execução do que foi acertado na etapa estratégica. Nesse sentido, o síndico é o personagem principal dessa estrutura organizacional, pois ele é o responsável por manter as políticas do condomínio em ordem, desde seu planejamento à sua execução. 

Por esse prisma, quanto mais trabalhos operacionais realizar o líder condominial, menos tempo terá para formular os planos de melhoria para o ambiente ou propostas de diminuição de custos de serviços. E é nesse ponto que entra a ação da administradora de condomínio.

De antemão, é essencial destacar que o funcionamento de uma administradora de condomínio é amparado pelo Código Civil (Lei 10.406/02) e pela Lei 4.591/1964.

Segundo a legislação, é papel do síndico, seja ele um morador ou uma empresa administradora de condomínios:

•  Convocar a assembleia dos condôminos;
• Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
• Dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
• Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
• Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
• Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
• Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
• Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
• Realizar o seguro da edificação.

Pelas suas atribuições, o síndico trabalha em corresponsabilidade com administradora, mas  é o maior responsável pelo condomínio, inclusive judicialmente.

Então, por que contratar uma administradora se ela não vai correr os mesmos riscos que o síndico?

Vejamos: o presidente de uma empresa ou até de um país, consegue fazer todos os trabalhos sozinhos? Não. É por isso que ele delega atribuições mais operacionais a seus subordinados, para que fiquem responsáveis por garantir a qualidade da execução do planejamento e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados da melhor maneira possível. Igualmente, acontece com o síndico.

Por tudo isso, a administradora se mostra essencial nesse arranjo burocrático e, nessa conjuntura organizacional, exerce, entre outras, as seguintes funções fundamentais:

Gestão Administrativa e Operacional

• Assembleias gerais – convocação e realização do evento e redação e registro de ata em cartório competente;
• Emissão de comunicados e advertências regimentais;
• Gestão de contratos de conservação e manutenção dos equipamentos do condomínio;
• Suporte técnico para manutenção preventiva e corretiva da edificação, incluindo visitas técnicas e apresentação de relatórios diagnóstico indicando falhas e proposição de soluções;
• Gestão de aquisição e de consumo de produtos e serviços;
• Gestão de inadimplência com notificação extrajudicial ao condômino, mediação amigável dos débitos, levantamento de débito e encaminhamento ao setor jurídico para medidas judiciais;
• Controle de acesso de visitantes, funcionários e prestadores de serviço.

 Gestão Financeira

• Prestação de contas mensal por meio de demonstrativo financeiro com comprovantes;
• Resumo anual das receitas e despesas;
• Formulação e acompanhamento da previsão orçamentária anual;
• Emissão, impressão e distribuição de boletos bancários;
• Controle dos pagamentos dos boletos das cotas condominiais;
• Avaliação das contas, contratos e similares, visando reduzir as despesas do condomínio;
• Contas a pagar com pagamentos programados;
• Gestão de inadimplência – cobrança judicial e extrajudicial das cotas e demais obrigações;
• Gestão de cobrança de consumo de água e gás de acordo com os sistemas de medição individualizada.

Assessoria jurídica

• Para assinatura de contratos;
• Para mediação de conflitos de vizinhança e conflitos entre condôminos e o condomínio;
• Em ações cíveis e trabalhistas;
• Em caso de notificações de órgãos governamentais;
• Nas cobranças judiciais de inadimplentes.

Gestão de pessoal

• Seleção, admissão, gestão e demissão dos empregados, com acompanhamento à Delegacia Regional do Trabalho, ao sindicato de classe e/ou à Justiça do Trabalho para homologação das rescisões dos contratos de trabalho;
• Orientação aos empregados e prestadores de serviços para o exercício das funções;
• Certidões Negativas de antecedentes criminais;
• Abertura das contas salários individuais na agência bancária cadastrada pelo condomínio;
• Emissão e pagamento dos benefícios sociais (vale alimentação e vale transporte) aos funcionários através de cartões digitais;
• Pagamento dos salários, elaboração da folha salarial e de contracheques;
• Envio de relatórios mensais e anuais de informações ao FGTS, INSS, RAIS, DIRF, entre outros, e comunicação, através do CAGED, das admissões e demissões ao Ministério do Trabalho;
• Gestão do e-Social;
• Recolhimentos e pagamentos das guias de impostos;
• Elaboração e pagamento de férias, 13º salários, encargos e demais benefícios sociais;
• Elaboração e homologação na Delegacia do Trabalho ou no sindicato de classe da escala de revezamentos dos empregados.

Em todos os casos apresentados acima, a administradora diminui a sobrecarga do síndico de executar as atividades operacionais, deixando-o livre para pensar nas questões mais importantes, que são as melhorias do ambiente e uma possível economia em diversos serviços.

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