Os condomínios são como minicidades, isso quer dizer que o processo administrativo se faz, em geral, numa etapa estratégica, mais ligada às questões políticas da comunidade (suas regras e resoluções), e numa etapa operacional, voltada à execução do que foi acertado na etapa estratégica. Nesse sentido, o síndico é o personagem principal dessa estrutura organizacional, pois ele é o responsável por manter as políticas do condomínio em ordem, desde seu planejamento à sua execução.
Por esse prisma, quanto mais trabalhos operacionais realizar o líder condominial, menos tempo terá para formular os planos de melhoria para o ambiente ou propostas de diminuição de custos de serviços. E é nesse ponto que entra a ação da administradora de condomínio.
De antemão, é essencial destacar que o funcionamento de uma administradora de condomínio é amparado pelo Código Civil (Lei 10.406/02) e pela Lei 4.591/1964.
Segundo a legislação, é papel do síndico, seja ele um morador ou uma empresa administradora de condomínios:
- Convocar a assembleia dos condôminos;
- Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
- Dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
- Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
- Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
- Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
- Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
- Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
- Realizar o seguro da edificação.
Pelas suas atribuições, o síndico trabalha em corresponsabilidade com administradora, mas é o maior responsável pelo condomínio, inclusive judicialmente.
Então, por que contratar uma administradora se ela não vai correr os mesmos riscos que o síndico?
Vejamos: o presidente de uma empresa ou até de um país, consegue fazer todos os trabalhos sozinhos? Não. É por isso que ele delega atribuições mais operacionais a seus subordinados, para que fiquem responsáveis por garantir a qualidade da execução do planejamento e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados da melhor maneira possível. Igualmente, acontece com o síndico.
Por tudo isso, a administradora se mostra essencial nesse arranjo burocrático e, nessa conjuntura organizacional, exerce, entre outras, as seguintes funções fundamentais:
Gestão Administrativa e Operacional
- Assembleias gerais – convocação e realização do evento e redação e registro de ata em cartório competente;
- Emissão de comunicados e advertências regimentais;
- Gestão de contratos de conservação e manutenção dos equipamentos do condomínio;
- Suporte técnico para manutenção preventiva e corretiva da edificação, incluindo visitas técnicas e apresentação de relatórios diagnóstico indicando falhas e proposição de soluções;
- Gestão de aquisição e de consumo de produtos e serviços;
- Gestão de inadimplência com notificação extrajudicial ao condômino, mediação amigável dos débitos, levantamento de débito e encaminhamento ao setor jurídico para medidas judiciais;
- Controle de acesso de visitantes, funcionários e prestadores de serviço.
Gestão Financeira
- Prestação de contas mensal por meio de demonstrativo financeiro com comprovantes;
- Resumo anual das receitas e despesas;
- Formulação e acompanhamento da previsão orçamentária anual;
- Emissão, impressão e distribuição de boletos bancários;
- Controle dos pagamentos dos boletos das cotas condominiais;
- Avaliação das contas, contratos e similares, visando reduzir as despesas do condomínio;
- Contas a pagar com pagamentos programados;
- Gestão de inadimplência – cobrança judicial e extrajudicial das cotas e demais obrigações;
- Gestão de cobrança de consumo de água e gás de acordo com os sistemas de medição individualizada.
Assessoria jurídica
- Para assinatura de contratos;
- Para mediação de conflitos de vizinhança e conflitos entre condôminos e o condomínio;
- Em ações cíveis e trabalhistas;
- Em caso de notificações de órgãos governamentais;
- Nas cobranças judiciais de inadimplentes.
Gestão de pessoal
- Seleção, admissão, gestão e demissão dos empregados, com acompanhamento à Delegacia Regional do Trabalho, ao sindicato de classe e/ou à Justiça do Trabalho para homologação das rescisões dos contratos de trabalho;
- Orientação aos empregados e prestadores de serviços para o exercício das funções;
- Certidões Negativas de antecedentes criminais;
- Abertura das contas salários individuais na agência bancária cadastrada pelo condomínio;
- Emissão e pagamento dos benefícios sociais (vale alimentação e vale transporte) aos funcionários através de cartões digitais;
- Pagamento dos salários, elaboração da folha salarial e de contracheques;
- Envio de relatórios mensais e anuais de informações ao FGTS, INSS, RAIS, DIRF, entre outros, e comunicação, através do CAGED, das admissões e demissões ao Ministério do Trabalho;
- Gestão do e-Social;
- Recolhimentos e pagamentos das guias de impostos;
- Elaboração e pagamento de férias, 13º salários, encargos e demais benefícios sociais;
- Elaboração e homologação na Delegacia do Trabalho ou no sindicato de classe da escala de revezamentos dos empregados.
Em todos os casos apresentados acima, a administradora diminui a sobrecarga do síndico de executar as atividades operacionais, deixando-o livre para pensar nas questões mais importantes, que são as melhorias do ambiente e uma possível economia em diversos serviços.
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